INNHOLD

INNHOLD.. 1

Brukerdokumentasjon - Medarbeideren.. 3

Generelt om Medarbeideren.. 4

Oversikt.. 4

Meny og ikoner. 5

Funksjonstaster. 5

Pålogging.. 5

Systemoppsett.. 8

Organisasjon.. 8

Opplysninger om organisasjon. 8

Stabsfunksjoner. 9

Etiketter. 9

RESSURSER.. 11

Utstyr.. 11

Lokaler.. 13

PERSONER.. 15

Kontakter.. 15

Stabsfunksjoner. 17

Brukerinformasjon. 18

Rettigheter. 19

Rediger kontakt 20

Slett kontakt 20

Visning av kontakter.. 20

Filter. 21

Visning av felt 21

Sortering. 21

Gruppering. 21

Endre kolonnebredde. 21

Forhåndsvisning. 21

Etiketter. 22

Send e-post 22

Send sms. 23

Grupper.. 24

Opprett ny gruppe. 24

Rediger opplysninger om gruppe. 24

Slett kontaktperson. 25

Legg til personer til en gruppe. 25

Ny gruppe. 26

Vis personer i en gruppe. 26

Rediger personopplysninger. 26

Slett medlem av gruppen. 26

Importer kontakter.. 27

Hendelser.. 29

Spesielle valg på verktøylinjen.. 29

Hjem.. 29

Oppdater. 29

I dag. 29

Egenskaper. 30

Borte. 30

Finn status. 30

Høyre musetast/Hurtigvalg. 30

Vis flere kalendere. 31

Visning av kalenderen. 31

Ny avtale. 32

Regelmessig hendelse. 33

Legg til ressurs (Planlegging) 33

Endre visning i Planleggingsvinduet 34

Søk etter ressurs. 34

Rediger avtale. 35

Se på avtale. 35

Legg til Ressurs til opprettet avtale. 36

Slett avtale. 36

Slett avtale som det er knyttet ressurs(er) til 36

Rediger regelmessig hendelse. 37

Kopier avtale. 38

Vis hendelser for ressurser.. 39

E-post.. 40

E-post til personer som legges til en avtale. 40

E-post til kontakter. 40

Utskrifter.. 41

Utskrift fra kalender.. 41

Rapportoppsett 42

Synkronisering.. 43

Regler for synkronisering. 43

Integrasjon med portalløsning.. 44

Kontakt oss. 44

Publiser avtale. 45

Ny bruker av Medarbeideren.. 46

 

Brukerdokumentasjon - Medarbeideren

 

Medarbeideren er et program for arbeidsplanlegging og oversikt over ressursdisponeringen for medarbeiderne i menigheten / kirkelig fellesråd.

 

Medarbeideren er også integrert med LabOra portal, slik at du kan få publisert et møte samtidig som du definerer aktiviteten i Medarbeideren.

 

 

Medarbeideren er utviklet av:

 

Duplo Data AS

4110 Forsand

Telefon: 51 90 09 30

E-post:

support@duplo.no

Hjemmeside:

www.min-labora.no

www.medarbeideren.no

 

 


Generelt om Medarbeideren

Medarbeideren er utviklet for at organisasjonene i et kirkelig fellesråd på en enkelt måte skal få oversikt over disponeringen av personer, utstyr og lokaler.

 

For at systemet skal fungerer optimalt må alle medarbeidere logge seg på når de er i arbeid, enten dette er hjemmefra eller fra et lokale som er tilgjengelig.

Dette gir lederne og andre kolleger en oversikt over hvor den enkelte medarbeider er til enhver tid, og som igjen gir bedre service utad.

Oversikt

Ovenstående bilde er delt i fire:

  1. På venstre side gis en oversikt over hovedfunksjoner (Navigasjon)
  2. Andre del viser detaljer for den hovedfunksjon du har valgt. (Personer/Hendelser/Ressurser)
  3. Tredje del viser detaljer for den funksjonen du har valgt i andre del av skjermen. Du kan vise oversikten over flere ressurser samtidig
  4. Fjerde del viser en kalender for valg av dag eller periode.

 

Du kan fjerne venstre del ved å klikke på  i venstre del (til høyre for teksten Navigasjon.)

Du kan ta bort navigasjon i midterste del ved å klikke på tegnet  som står mellom andre og tredje skjermbildedel.

Ved å klikke på  helt til høyre, vises navigasjonsdelen av skjermbilde igjen. Ved å klikke på  igjen, blir Navigasjon stående ”fast”.

 

Navnet på innloggede bruker står i ( ) etter ”Min kalender”.

Dagens dato og dagen i kirkeåret vises på bunnlinjen

Alle dager som har en avtale på, er markert med fet skrift i kalendervisningen (til høyre.) Dagens dato er markert med en rød ramme rundt datoen.

Tidspunkt NÅ er markert med en gul strek i timeplanen (tidslinjen) – uavhengig av valgt dag.

 

Nederst i kalenderen er det 4 symboler:

(Dette gjelder hvis en har flere ressurser (vinduer) ved siden av hverandre)

De to første er aktuelt å benytte dersom du har valgt mange ressurser, og du raskt ønsker å gå mellom første og siste ressurs i oversikten over valgte ressurser.

De to siste er aktuelt å benytte dersom du har markert flere ressurser, og ønsker å redusere visning av disse, og igjen viser flere av de valgte.

I disse tilfeller vises symbolet  helt til høyre, og når du trykker på teksten [Navigasjon] vises navigasjonsdelen av skjermbilde igjen.

Meny og ikoner

Meny og Ikoner under menylinjen vil variere avhengig av hvilken funksjon som du benytter.

Normalt vil du finne menypunktene Fil | Rediger | Vis | Verktøy | Hjelp

Enkelte av funksjonene i menypunktene og ikonene kan nås ved funksjonstaster.

Funksjonstaster

Det kan være lurt å lære seg funksjonstastene for å kunne ha raskere tilgang til systemet, og redusere bruk av mus.

Gruppe

Funksjon

Tast

Generelt

Hjelp

F1

Oppdater

F5

Hendelse (Kalender)

Finn status

Ctrl+F

Borte

Ctrl+B

Gå til dato

Ctrl+G

Ny avtale

Ctrl+N

Rediger en avtale

Ctrl+O

Slett en hendelse

Del

Kopier en hendelse

Ctrl+C

Personer (Kontakter og grupper)

Ny kontakt

Ctrl+N

Rediger

Ctrl+R

Slett

Ctrl+D

Merk alle

Ctrl+A

Ressurser (Utstyr og lokaler)

Ny

Ctrl+N

Rediger

Ctrl+R

Slett

Ctrl+D

Merk alle

Ctrl+A

Pålogging

Velg ikonet nedenfor for å starte programmet.

Ved lokal installasjon av programmet ligger filen LabOra.exe på katalogen

"C:\Programfiler\Duplo Data AS\LabOra Framework\LabOra.exe"

·         Angi brukernavn og passord.

Ved første gangs pålogging må du bruke det brukernavn og passord du har fått fra Duplo Data. Du kan endre dette i programmet. (Brukernavnet ditt ”huskes” av programmet, slik at du senere kun trenger å skrive inn passordet)

·         Velg språk

·         Klikk [Ok]

Her vises en oversikt over de stedene som er registrert som kontorer.

Du kan legge til aktuelle steder i programmet.

Dersom du jobber fra hjemmekontor krysser du av for dette.

Dette gir informasjon til andre brukere om hvor du er tilgjengelig fra.

Hvis det er registrert mange brukersteder, vil disse vises som en liste.

Programmet ”husker” sist valgte brukersted.

·         Velg arbeidssted.

·         Klikk [Ok]

 

 

Ressurser leses inn samtidig som åpningsbildet til Medarbeideren vises.

Eventuelle oppdateringer av programmet siden du sist var inne, blir oppdatert automatisk.

Deretter vil du få opp din kalender for i dag.

Programmet åpnes på ”Min kalender”.

Det arbeidsstedet du har valgt ved pålogging, står i bunnlinjen på applikasjonen.

Systemoppsett

Før du kan ta programmet i bruk, må det settes opp korrekt med informasjon om

* Din(e) organisasjon(er). [Systemoppsett/Organisasjon]

 

I tillegg er det å anbefale at det registreres så mange opplysninger som mulig under:

* Lokaler/arbeidssteder [Ressurser/Lokaler]

* Brukere [Personer/Kontakter/Brukere]

* Utstyr [Ressurser/Utstyr]

Det er kun den som har rettighet som administrator som har tilgang til Systemadministrasjon.

Øvrige opplysninger kan legges inn av Brukere som får tildelt rollen [Vanlig bruker]

Organisasjon

Her skal informasjon om organisasjonen defineres. Dette benyttes senere for å angi hvilke personer som tilhører de ulike deler av organisasjonen.

Dersom man har inndelt organisasjonen i ulike enheter/soner, defineres dette som i virkeligheten, og man vil da på en enkel må få se de enkelte organisasjonsenheter.

Opplysninger om organisasjon

·         Velg Organisasjon under Systemoppsett.

·         Skriv inn Opplysningene om Organisasjonen.

Du kan opprettes så mange organisasjoner du vil. Men den mest naturlige organisasjonsstruktur er å følge ”kirkestrukturen”: Fellesrådet som øverste nivå med Menighetsrådene på neste nivå.

Ved installasjon av Medarbeideren, vil det kun være den enkelte organisasjon som vises. Om en ønsker å knytte sammen Fellesråd og Menighetsråd i en struktur (som vist på bildet) kan du ta kontakt med Duplo Data, tlf. 51 70 09 30 eller support@duplo.no

Stabsfunksjoner

Andre arkfane viser de ulike stabsfunksjoner som er registrert ved installasjon av programmet. Stabsfunksjonene benyttes i forbindelse med registrering av brukere som også er med i en eller flere staber.

 

Stabsfunksjoner og Etiketter hører til hver organisasjon, slik at ulike organisasjoner kan ha sine egne stabsfunksjoner og etiketter.

Men hvis organisasjonene kjører programmet i et fellesnettverk, for eksempel et fellesråd og tre menigheter, kan det være smart å bruke de samme etikettene/fargene på de forskjellige hendelsene. Det vil gjøre kalenderoversiktene mer likeartet.

Ny stabsfunksjon

·         Klikk på [Ny] for å legge til stabsfunksjon.

·         Skriv inn navnet.

Slett stabsfunksjon

·         Klikk på stabsfunksjonen.

·         Klikk på [Slett]

Endre navn på stabsfunksjon

·         Klikk på stabsfunksjonen.

·         Skriv inn ditt navn.

Det er kun bruker med Administratorrettigheter som kan legge til/endre/slette stabsfunksjoner. Stabsfunksjonene er felles for alle nivåer i organisasjonsstrukturen.

Etiketter

Etikettene kan benyttes under registrering av Avtaler (Hendelser som registreres i Kalender).  Det er definert et sett med standard Etiketter ved installasjon av systemet, men nye kan defineres av deg.

Det er kun bruker med Administratorrettigheter som kan legge til/endre/slette etiketter.

Ny etikett

·         Klikk på [Ny] for å legge til etikett.

·         Skriv inn navnet.

Slett etikett

·         Klikk på etiketten.

·         Klikk på [Slett]

Endre navn på etikett

·         Klikk i feltet for navn.

·         Skriv inn nytt navn.

Endre farge på etikett

·         Klikk i feltet for farge.

·         Klikk på  pilen.

·         Velg farge.

 

RESSURSER

For å få full oversikt i forbindelse med møter og arrangement som skal avholdes, er det viktig at man samtidig reserverer utstyr og lokaler. På denne måten vil man kunne se om møte kan avholdes med både personer, nødvendig utstyr som skal benyttes under arrangementet og lokalet.

Utstyr

Utstyr som skal benyttes i forbindelse med reservasjon når du skal avtale møter og arrangement må registreres. Utstyret registreres under den enkelte organisasjon.

Nytt utstyr

·         Velg Utstyr under Ressurser.

·         Velg Organisasjon.

·         Klikk på [Nytt utstyr] eller bruk høyre musetast eller Ctrl+N.

·         Skriv inn navn på utstyret

·         Skriv inn/velg nødvendige opplysninger om utstyret.

Endre på opplysninger om Utstyr som er registrert tidligere.

·         Merk posten

·         Klikk på [Rediger utstyr] eller Ctrl+R

·         Skriv inn endringene.

Slett Utstyr som er registrert tidligere.

·         Merk posten

·         Klikk på [Slett utstyr] eller Ctrl+D

 

Type – velg type som utstyret hører til

Plassering – Her vises oversikt over definerte lokaler.

Utstyret er til utlån – benyttes der det er aktuelt å låne ut utstyret til andre.

Annet – benyttes for å kommentere objektet.

Kontaktpersoner – velg kontaktpersoner for objektet ved knappen [Legg til kontaktperson]

·         For å slette en registrert kontaktperson, velger du ikonet med rødt kryss nederst i hjørne til høyre for navnet -

·         Trykk [Lagre & Lukk] når registreringen er ferdig.

 

Legg til kontaktperson(er)

·         Skriv inn søkekriteriet.

Du kan skrive hele eller deler av navnet enten det er fornavn eller etternavn. I utgangspunktet henter søket frem inntil 15 poster. Du kan endre dette tallet hvis du ønsker. Husk: Dess flere poster du henter inn, dess lengre tid tar søket.

·         Marker personen du skal legge til som kontakt.

·         Klikk på [Ok]

Lokaler

Alle lokaler (kontorer, kirker etc.) som skal benyttes i forbindelse med reservasjon når du skal avtale møter og arrangement må registreres.

Eks.: Et Menighetshus som inneholder flere rom bør ”Menighetshuset” registreres, i tillegg alle enkeltrom i Menighetshuset som kan benyttes uavhengig av hverandre.

Registrer nytt lokale

·         Klikk på Lokaler (under Ressurser).

·         Velg Organisasjon/Lokaler.

·         Klikk [Ny] eller bruk høyre musetast eller Ctrl+N.

 

Slett lokale

·         Klikk på det [Lokalet] som du vil slette.

·         Klikk på [Slett] eller Ctrl+D

 

Rediger opplysninger om lokale

·         Klikk på det [Lokalet] som du vil redigere.

·         Klikk på [Rediger] eller Ctrl+R

 

Navn - navn på lokalet.

Type - benyttes til å angi om dette er et Kirkerom eller Andre rom.

Sitteplasser - primært om kirkerom.

Utlån - Markeres med dette.

Vis ved pålogging - angis dersom lokalet skal kunne velges ved pålogging.

Priser - aktuelt for lokaler som kan leies ut.

Fasiliteter - beskriver hva som finnes av utstyr.

Kontaktperson(er) – ansvarlig for rommet.

·         For å slette en registrert kontaktperson, velger du ikonet med rødt kryss nederst i hjørne til høyre for navnet -

Legg til kontaktperson

·         Klikk på [Legg til kontaktperson] og velg en aktuell kontaktperson for lokalet.

·         Skriv inn søkekriteriet.

Du kan skrive hele eller deler av navnet enten det er fornavn eller etternavn. I utgangspunktet henter søket frem inntil 15 poster. Du kan endre dette tallet hvis du ønsker. Husk: Dess flere poster du henter inn, dess lengre tid tar søket.

·         Marker personen du skal legge til som kontakt.

·         Klikk på [Ok]

 

·         Trykk [Lagre & Lukk] når du er ferdig.

 

 

PERSONER

Kontakter

Denne funksjon skal benyttes til å registrere alle kontakter, dvs.

- ansatte som er brukere

- ansatte som ikke har brukertilgang (kirketjenere eller andre som ikke har tilgang til pc fra kontoret)

- frivillige medarbeidere

- medlemmer i grupper/aktiviteter/råd og utvalg

Du kan velge mellom listevisning eller kontaktkortvisning.

·         Klikk på [Kontakter] (under Personer)

·         Klikk på [Vis] for å skifte mellom Listevisning og Kontaktkortvisning.

Høyre musetast/Hurtigvalg

De mest brukte valgene finnes under høyre musetast:

Ny          Ctrl+N

Rediger      Ctrl+R

Merk alle          Ctrl+A

Send e-post         Ctrl+S

Legg til gruppe

Oppdater         F5

Listevisning

Kontaktkortvisning

 

Registrere ny kontakt

·         Velg [Kontakter] (under Personer)

·         Klikk på [Ny] eller klikk høyre musetast eller Ctrl+N.

 

·         Registrer informasjon om kontakten med alle relevante felter.

Registrert navn splitter i Fornavn, Mellomnavn og Etternavn. Dersom du i listen ser at dette har blitt feil, kan du trykke på ikonet Navn, og redigere dette selv.

·         Velg organisasjon.

En kontakt kan knyttes til flere organisasjoner. Aktuelt hvor en kontakt er aktiv i mer enn en organisasjon. Kontakten vil komme i oversikten over kontakter i den(de) organisasjonen(e) vedkommende knyttes til under Personopplysninger.

 

Det er valgfritt hvor mange opplysninger du vil fylle inn, men adresseinformasjon og e-post adresse (std) må registreres. Denne benyttes ved varsling av kontakten når det registreres en avtale på vedkommende kontakt. E-post sendes automatisk fra Medarbeideren til kontakten.

 

·         Ved å [Klikk her for å legge til bilde] kan du hente inn bilde av kontakten (forutsatt at du har det lagret!)

Stabsfunksjoner

Hvis kontakten også er ansatt (eller har en stabsfunksjon uten å være ansatt) må denne knyttes til organisasjon(er) og stabsfunksjon(er).

 

Ved å knytte en person til en stabsfunksjon vil vedkommende automatisk bli medlem av tilhørende stabsgruppe.

 

Stabsfunksjon vil ofte være det samme som den stillingen vedkommende har.

Men det kan også være forskjellig. Samme person kan knyttes til flere organisasjoner.

Det må knyttes stabsfunksjon til hver stilling i hver organisasjon.

Stabsfunksjonene som kan velges er identisk med de Stabsgruppene som finnes under Personer, Grupper.

 

Listen viser de stabsfunksjoner som er definert i Systemoppsett/Organisasjon.

 

·         Klikk på [Stabsfunksjoner]

·         Velg først organisasjon øverst til høyre.

·         Velg deretter stabsfunksjon.

·         Trykk på knappen [Legg til] når du har funnet stabsfunksjonen.

Slett stabsfunksjon

·         Marker posten under Kontaktens stabsfunksjoner.

·         Klikk på [Fjern]

Posten slettes kun fra listen over stabsfunksjoner. Vedkommende vil fortsatt være registrert som kontaktperson.

Brukerinformasjon

Dersom kontakten er en bruker av systemet, skal brukerinformasjon registreres.

 

·         Klikk på [Opprett bruker] for å registrere Brukerinformasjon.

·         Skriv inn brukerens e-post.

Når posten lagres, blir det sent en e-post til brukeren med en link for registrering av brukernavn og passord. Hvis denne ikke blir besvart (at det ikke blir registrert brukernavn og passord knyttet til denne e-postadressen, vil [Send invitasjon] være tilgjengelig for å kunne sende en ny invitasjon. Funksjonen [Send invitasjon] vil ikke være tilgjengelig hvis invitasjonen blir besvart (brukernavn og passord registrert).

Rettigheter

·         Klikk på [Legg til]

Rediger Rettigheter til en bruker

·         Klikk i enden av feltet under organisasjon eller rolle

·         Klikk på  for å åpne listeboksen.

·         Velg organisasjon eller rolle

Slett Rettighet/Rolle til en bruker

·         Marker organisasjonen.

·         Klikk på [Fjern]

Slett bruker

Vinduet for brukerinformasjon må være åpnet.

·         Klikk på [Fjern bruker]

Standard organisasjon

·         Velg Standard organisasjon (den organisasjonen som er ”hovedbase” for vedkommende bruker).

Hvis brukeren importerer kontakter fra Excel, vil kontaktene bli lagt til Standard organisasjon, dersom det ikke er valgt en annen organisasjon i forbindelse med importen.

Rolle

Det er 3 ulike roller:

Rolle

Funksjon

Administrator

Normalt 1 bruker pr organisasjon. Med denne kan man definere/endre systemoppsett, organisasjon, stabsfunksjoner, brukere

Vanlig bruker

Denne rollen har alle vanlige brukere.

Man kan registrere avtaler på seg selv og til andre med denne rollen.

Gjest

Foreløpig ikke i bruk

Rediger kontakt

·         Velg Kontakter.

·         Marker den posten du vil redigere.

·         Klikk på [Rediger] eller bruk høyre musetast eller Ctrl+R.

Slett kontakt

·         Velg Kontakter.

·         Marker den posten du vil slette.

·         Klikk på [Slett] eller bruk Ctrl+D.

Dersom du ønsker å slette en kontakt som også er bruker, får du beskjed om å slette brukeren først.

Visning av kontakter

Filter

·         Klikk på [Filter] for å begrense visningen av kontakter.

·         Velg organisasjon eller velg alle kontakter.

Visning av felt

Du kan velge hvilke felt som skal vises i oversikten over kontakter.

·         Klikk i feltet  (til venstre for første kolonne).

Skjul felt

·         Ta vekk haken fra de feltene du ikke vil vise.

Vis felt

·         Sett hake i de feltene du vil vise.

De feltene som vises er de som blir tatt med ved utskrift (Forhåndsvisning, Liste).

Sortering

Sortering gjelder på alle kolonner. Sorteringen er synkende eller stigende.

·         Klikk på en kolonneoverskrift med venstre musetast.

·         Gjenta for å velge motsatt sorteringsrekkefølge

Sortering gjelder for en kolonne. Hvis du vil sortere på flere felt, kan du bruke grupperingsfunksjonen.

Gruppering

Du kan gruppere på ett eller flere felt.

·         Plasser musepekeren på den overskrift som du vil gruppere innholdet etter.

·         Hold nede venstre musetast.

·         Flytt musepekeren til feltet over kolonneoverskriftene.

 

Endre kolonnebredde

·         Plasser musepekeren mellom to kolonneoverskrifter.

·         Hold nede venstre musetast.

·         Flytt musepekeren mot høyre/venstre for å gjøre kolonnen smalere/bredere..

Forhåndsvisning

I dette valget er det to funksjoner – Liste og Etiketter.

 

·         Velg organisasjon og/eller marker de kontaktene du vil

·         Klikk på [Liste]

 

Etiketter

·         Under ikonet [Forhåndsvisning] kan du velge [Etiketter] for å skrive ut etiketter til valgte kontakter.

 

For å velge ut noen kontakter, markerer du disse på forhånd med å holde ned Ctrl-tasten og klikker på de kontakter du ønsker.

Musepekeren må holdes på det blå feltet til venstre før du holder nede Ctrl-tasten og klikker med venstre musetast.

Hvis du har merket flere kontakter, kan du velge mellom å skrive ut Valgte eller Alle.

(Alle = alle i valgt gruppe)

Send e-post

·         Velg kontakt(er) eller gruppe du vil sende e-post til.

·         Klikk på [Send e-post]

 

Dersom du skal sende e-post til bestemte kontakter, markeres disse kontakter først, og deretter trykker du på ikonet

Ditt e-postsystem åpnes, med e-postadressen til valgte kontakter.

Hvis navnet finnes i adresseboken, vil navnet settes inn slik det er i adresseboken ellers brukes e-postadressen i Til.. feltet.

Send sms

·         Velg kontakt(er) eller gruppe du vil sende sms til.

·         Klikk på [Send sms]

 

Grupper

Denne funksjonen brukes for å koble kontaktene sammen i grupper.

Du kan opprette gruppen(e) på forhånd eller samtidig med at du merker personene i listen over kontakter og velger legg til gruppe.

Høyre musetast/Hurtigvalg

De mest brukte valgene finnes under høyre musetast:

Fjern medlem

Merk alle          Ctrl+A

Send e-post         Ctrl+S

Rediger kontakt   Ctrl+R

Oppdater         F5

[Grupper]. Den enkelte bruker kan kun legge til nye Grupper.

[Stabsgruppene] opprettes av Administrator under Systemoppsett/Organisasjon/Stabsgrupper.

Opprett ny gruppe

·         Velg [Organisasjon].

·         Marker [Grupper]

·         Klikk på [Ny]

Gruppen blir lagt under det nivået som er merket.

Rediger opplysninger om gruppe

·         Velg [Organisasjon].

·         Velg [Gruppen].

·         Klikk på [Rediger]

 

·         Skriv inn navn/endre navn på gruppen.

·         Gi en nærmere beskrivelse (valgfritt).

·         Legg til kontaktperson(er).

·         Klikk [Lagre & Lukk]

Slett kontaktperson

·         Marker kontaktpersonen.

·         Klikk på

 

 

Legg til personer til en gruppe

·         Klikk på [Personer/Kontakter]

·         Velg navnet på organisasjonen (under [Organisasjon]) hvis kontaktene du skal legge til en gruppe hører til samme organisasjon eller Velg alle kontakter hvis de hører til forskjellige organisasjoner.

Husk at samme person kan legges til forskjellige organisasjoner, slik at de kan vises i de organisasjonene de har en oppgave eller er med i en gruppe.

Se avsnittet: Registrer Ny kontakt/Organisasjon.

·         Merk kontaktene

For å velge ut noen kontakter, markerer du disse på forhånd med å holde ned Ctrl-tasten og klikker på de kontakter du ønsker.

Musepekeren må holdes på det blå feltet til venstre før du holder nede Ctrl-tasten og klikker med venstre musetast.

·         Velg [Legg til gruppe] eller klikk høyre musetast: Legg til gruppe.

·         Velg Gruppe.

·         Klikk på [Velg]

Ny gruppe

Hvis gruppen ikke finnes fra før, kan du opprette den nå. Alternativt kan den opprettes ved å gå til Personer/Grupper.

·         Skriv inn navn/endre navn på gruppen.

·         Gi en nærmere beskrivelse (valgfritt).

·         Legg til kontaktperson(er).

·         Klikk [Lagre & Lukk]

Gruppen blir lagt til under det nivået som er merket.

Vis personer i en gruppe

Når du senere velger [Grupper] og markerer en gruppe, vil du på høyre side få oversikt over alle Kontakter tilhørende denne gruppen.

Ved å velge en kontakt og klikke høyre musetast/rediger kontakt kan du åpne kortet med personopplysninger og evt. redigere disse.

Rediger personopplysninger

·         Marker navnet.

·         Klikk på [Rediger] eller velg høyre musetast, rediger eller klikk Ctrl+R.

Redigeringsbildet for personopplysninger vises.

Slett medlem av gruppen

·         Marker navnet.

·         Klikk på [Slett]

Importer kontakter

Du kan importere personer fra en Excel-fil.

Kontaktene legges til i den organisasjon som er valgt før importen starter. Hvis organisasjon ikke er valgt, vil kontaktene bli lagt til den organisasjonen som er valgt som Standard organisasjon for den brukeren som er pålogget. Alle personene legges til.

·         Velg [Kontakter].

·         Velg [Filter].

·         Velg [Organisasjon].

Hvis Organisasjon ikke er valgt, dvs. at det stå Alle kontakter, vil personene legges til den organisasjonen som er valgt under Standard organisasjon.

 

·         Velg [Fil/Importer kontakter].

·         Klikk på […] for å finne filen som skal importeres.

·         Trykk knappen

 

 

 

 

Feltene under kolonneoverskrift er feltnavnene som finnes i Excel.

·         Velg hvilke felter du ønsker å ta med.

Merk at det er en overskriftsrad i regnearket.

·         Trykk knappen

 

 

 

 

 

 

 

·         Angi koblingen mellom feltene i Excel og feltene i Medarbeideren.

·         Trykk knappen

Importen starter.

 

 

 

 

 

 

Når importen er ferdig viser en melding hvor mange poster som legges til databasen.

·         Klikk [Ja] for å legge til kontaktene.

 

Hendelser

·         Klikk på [Kalender]

Legg merke til at bak ”Min kalender” står navnet på innloggede bruker.

Under står dagens dato og dagen i kirkeåret.

Det er markert med en gul strek i timeplanen (tidslinjen) for i dag, som viser tidspunktet NÅ.

Ved å klikke på en avtale kan du velge [rediger avtale] og se hvilke ressurser som er knyttet til avtalen.

Hvis ikke hele navnet vises, vil du se innholdet av avtalen når musepekeren er over avtalen.

Tidspunktet vises når det er andre tidspunkt enn hel eller ½.

Spesielle valg på verktøylinjen

Disse valgene er tilgjengelig når Hendelser/Kalender er valgt.

Hjem

Går til dagens dato for din kalender.

Kan benyttes dersom du har sett i andre kalendere og på andre datoer

Oppdater

Oppdatering av skjermbilde – kan også benytte funksjonstasten F5

Denne funksjonen er tilgjengelig i alle skjermbilder.

I dag

Viser kalender for dagens dato

Egenskaper

Denne er kun aktiv for valget Brukere, hvor du kan se definert informasjon for brukeren (Personopplysninger).

Borte

 

·         Klikk på [Borte] for å markere at du er borte fra kontoret.

·         Skriv hva fraværet skyldes i  feltet Oppgave, dersom dette er relevant for dine kolleger.

·         Angi varigheten på ditt fravær

·         Klikk på [OK]

 

 

Programmet blir låst mens du er borte.

Når du er tilbake, trykker du knappen [Lås opp]

Markeringen forsvinner og programmet er klart til bruk igjen.

Finn status

Denne funksjon gir muligheter til å søke etter status for en person.

·         Du kan angi navnet (fornavn og etternavn, eller bare en av delene) i feltet foran ikonet.

·         Alternativt kan du bare trykke [Finn status] for å få oversikt over alle i alfabetisk rekkefølge.

Når du får oversikt over status for angitt person, kan du se når denne person er pålogget, om vedkommende ”Er tilstede” eller ”Borte”.

 

Du vil også kunne se om personen er planlagt på en avtale akkurat nå. For raskt å komme til brukerens kalender, trykk på ”Gå til kalender”.

Høyre musetast/Hurtigvalg

De mest brukte valgene finnes under høyre musetast.

Ny avtale         Ctrl+N

Rediger avtale Ctrl+E

Slett            Del

Gå til dato        Ctrl+G

Oppdater         F5

Kopier avtale        Ctrl+C

Vis flere kalendere

Du kan velge å se på flere kalendere samtidig. Dette er en meget nyttig funksjon om du planlegger et møte som skal stå på menighetens kalender men du vil samtidig se hvilke ressurser som er knyttet til en avtale.

 

I eksemplet ovenfor ser vi at Stabsmøtet som skal være i Bekkefaret menighet ikke er knyttet til kirkestua, så det må være et annet rom. For å finne hvilket rom, klikk på møte og se nederst til høyre i skjermbildet hvor informasjon om avtalen vises.

 

Nederst i kalenderen er det 4 symboler:

De to første er aktuelt å benytte dersom du har valgt mange ressurser (jfr. bildet ovenfor) og du raskt ønsker å gå mellom første og siste ressurs i oversikten over valgte ressurser.

 

De to siste er aktuelt å benytte dersom du har markert flere ressurser, og ønsker å redusere visning av disse, og igjen viser flere av de valgte.

Visning av kalenderen

Du kan velge forskjellige visninger av kalenderen.

·         Klikk på Vis menyen.

·         Velg Dag, Uke, Måned, År eller Tidslinje.

Ny avtale

Før du registrerer en ny avtaler er det praktisk å markere de brukere, utstyr og lokaler som berøres av avtalen. Alternativt kan disse velges under Planlegging, Legg til ressurser.

·         Klikk på [Ny avtale] eller bruk Ctrl+N.

·         Registrer relevant informasjon.

Regelmessig hendelse

·         Klikk på [Regelmessighet]

Velg mønster for regelmessighet – (Ukentlig, Månedlig eller Årlig)

·         Ukentlig: Velg ukedag(er)

·         Månedlig: Velg hvilken dato og måneder det skal være (2 måned betyr: Annen hver måned. 3 måned betyr: Tredje hver måned o.s.v.)

·         Årlig: Velg dato og måned

 

Velg område for regelmessighet

·         Velg Startdato

·         Velg Slutt etter [ ] Måneder eller Slutt innen [ ] dato.

Periode for regelmessighet vises.

Legg til ressurs (Planlegging)

Ressurser kan også legges til ved at du velger aktuelle kalendere når du oppretter avtalen.

·         Klikk på [Planlegging]

Kalenderen viser hvilke ressurser som er knyttet til den avtalen som opprettes/er opprettet.

Du kan legge til ressurser (Personer, Grupper, Utstyr, Lokaler, Organisasjoner).

Når du legger til en ressurs vil du kunne se om det er planlagt andre avtaler med denne ressursen, slik at du unngår dobbeltbooking.

Du kan også makere en ressurs (rød ramme rundt ressursen), og deretter velge [Fjern ressurs] dersom den ikke er aktuell til denne avtalen. Du får en advarsel før sletting.

Endre visning i Planleggingsvinduet

·         Velg visning av ressursene ved å bruke disse ikonene:

  • |<< Første ressurs
  • >>|  Siste ressurs

 

  • +     Vis flere ressurser
  • - Vis færre ressurser

De to første er aktuelt å benytte dersom du har valgt mange ressurser (jfr. bildet ovenfor) og du raskt ønsker å gå mellom første og siste ressurs i oversikten over valgte ressurser.

De to siste er aktuelt å benytte dersom du har markert flere ressurser, og ønsker å redusere visning av disse, og igjen viser flere av de valgte.

Søk etter ressurs

·         Velg [Legg til Ressurs]

·         Velg en ressurs fra listen.

·         Skriv inn navn (eller del av navn) på ressursen.

·         Klikk på [Søk]

Du kan skrive hele eller deler av navnet enten det er fornavn eller etternavn. I utgangspunktet henter søket frem inntil 15 poster. Du kan endre dette tallet hvis du ønsker. Husk: Dess flere poster du henter inn, dess lengre tid tar søket.

·         Marker posten.

·         Klikk [Ok]

Rediger avtale

Se på avtale

Når du markerer en avtale, vil informasjon om avtalen vises i feltet nederst til høyre.

De mest brukte valgene finnes under høyre musetast.

Legg til Ressurs til opprettet avtale

·         Marker avtalen.

·         Klikk på [Rediger avtale ] eller [Ctrl+E]

Slett avtale

Hvis dette er en enkeltstående avtale og det ikke er knyttet noen ressurser til avtalen kan avtalen slettes ved:

·         Marker avtalen.

·         Velg [Rediger, Slett avtale] eller klikk på [Del]

·         Bekreft valget.

Slett avtale som det er knyttet ressurs(er) til

Hvis det er knyttet ressurser til en avtale, vil du først måtte velge ressurser som skal fjernes fra avtalen.

·         Marker avtalen.

·         Klikk på [Rediger, Slett avtale ] eller trykk på [Del]

Den ressursen som er valgt når Fjern ressurser åpnes, er haket av. For øvrig vises de ressursene som er knyttet til denne avtalen.

·         Sett hake for den(de) ressursen(e) du vil fjerne fra avtalen.

Hvis du har valgt en ”Regelmessig hendelse” kan du velge om ressursen(e) kun skal fjernes fra aktuell hendelse eller fra hele serien.

·         Marker [Velg alle] hvis du vil fjerne alle ressursene.

Hele avtalen med alle ressurser blir slettet.

·         Klikk [OK] for å bekrefte og lagre.

Rediger regelmessig hendelse.

Når en ”Regelmessig hendelse” skal redigeres, må du velge om det kun er den hendelsen som er markert eller hele serien som skal redigeres.

·         Marker hendelsen.

·         Klikk på [Rediger, Rediger avtale] eller klikk på [Ctrl+E]

·         Velg om du vil redigere denne forekomsten eller hele serien.

Hvis du endrer kun denne forekomsten betyr det at denne ”løsrives” fra serien ”regelmessig hendelser” og er å betrakte som en enkeltstående hendelse. Hvis du senere skal redigere de øvrige avtalene i serien, så vil endringene kun gjelde for de hendelsene som fortsatt er i serien.

·         Når du lagrer avtalen du har definert, vil det sendes en e-post til alle Kontakter som du har definert skal delta i avtalen/møte. E-postadresse du har angitt i feltet E-post (std) på kontakten benyttes.

Kopier avtale

·         Velg [Rediger, Kopier avtale] eller bruk [Ctrl+C]

·         Velg dato som avtalen skal kopieres til.

·         Marker tidspunkt i kalenderen ved å holde nede venstre musetast samtidig som musepekeren dras over ønsket tidsrom.

·         Klikk [OK]

Vis hendelser for ressurser

Når du har valgt Organisasjonens kalender, kan du velge hvilke ressurser som skal vises. Dette gjelder ressurser som ikke er knyttet til Organisasjonens kalender, men som du ønsker å se for oversiktens skyld, uten at du trenger å gå til de respektive kalendere for å finne ut hva som er ledig/opptatt.

I bildet ovenfor er det ikke haket av for andre ressurser. Det betyr at det kun er de hendelsene som er direkte knyttet til Organisasjonens kalender som vises. Disse avtalene kan også omfatte utstyr, brukere og grupper. Det vises i feltet nede til høyre når en hendelse markeres.

·         Kryss av for den(de) ressursene du vil se.

 

Avkrysning for Utstyr viser at kirkestue og videokanon er utleid, uten at de er knyttet opp mot organisasjonen.

Når Brukere også krysses av vises en samtale.

Når også Lokale og Grupper krysses av, vises utleie av rom og hvilke(n) gruppe som er i aktivitet.

 

 

E-post

E-post til personer som legges til en avtale

Når du lagrer en ny avtale vil det sendes en e-post til deltakerne.

Dette gjelder både til brukere og andre kontakter internt eller eksternt.

Forutsetningen er at det er skrevet inn en e-postadresse på kontaktene i personopplysninger/ E-post (std).

 

Avsender: noreply@medarbeideren.no

Emne: Ny avtale i din kalender

 

Informasjon om avtalen

Tittel: Møte i juleavslutningskomiteen

Tidspunkt: 22.11.2006 09:00 - 22.11.2006 10:00

Beskrivelse: Planlegging av juleavslutning.

 

Kom med ideer til hva vi skal gjøre.

 

Vel møtt!

*****************************************************************

E-post til kontakter

Du kan også sende e-post til kontakter uten at disse er knyttet opp mot et møte.

·         Velg [Kontakter]

·         Marker de kontaktene du vil sende e-post til.

·         Klikk på [Send e-post]

E-post programmet starter. E-posten skrives på vanlig måte.

Utskrifter

Du kan skrive ut liste eller etiketter fra Kontakter og Grupper.

Når du har valgt en kalender kan du skrive ut Kalenderen eller innholdet i kalenderen som en liste. Utskriftene kommer først opp i forhåndsvisning, slik at du kan kontrollere om det er rett utvalg som skrives ut.

Utskrift fra kalender

·         Velg først perioden du ønsker å forhåndsvise (dag, uke, måned, år) i menyvalget Vis.

Under Forhåndsvisning har du to muligheter – Kalendervisning eller Listevisning

·         Velg Vis, Dag

·         Forhåndsvisning, Kalendervisning

 

 

·         Velg Vis, Uke

·         Forhåndsvisning, Listevisning

 

·         Velg Vis, Måned

·         Forhåndsvisning, Kalendervisning

·         Velg Vis, År

·         Forhåndsvisning, Kalendervisning

 

·         Velg Vis, Dag

·         Forhåndsvisning, Liste

·         Velg Vis, Uke

·         Forhåndsvisning, Liste

Rapportoppsett

Under forhåndsvisning av rapport har du mange muligheter til å omdefinere rapport og innhold før utskrift – se ikoner ovenfor.

Her vises informasjon om muligheter, og beskrivelse av de enkelte ikoner i skjermbilde.

Tast

 

Beskrivelse

Ctrl+D

Design rapport –endre utseende på rapporten

Ctrl+O

Åpne rapport som er lagret (*.rps-fil)

Ctrl+F4

Lukk åpnet rapport

Ctrl+S

Lagre rapport

 

Utskrift til standardskriver

Ctrl+P

Velg skriver før utskrift

 

Sideoppsett

Ctrl+U

Vis i miniatyr sider som rapporten inneholder

 

Redusert rapport til en side

Ctrl+K

Bakgrunns-farve/-effekt

 

Vis i 100 % størrelse

Ctrl+0

Vis i sidebredde

Ctrl+1

Vis hele siden

Ctrl+2

 

Vis to sider

Ctrl+4

 

Vis fire sider

 

Vis et valgfritt antall sider (velg selv grafisk hvor mange sider du ønsker)

Ctrl+W

Vis to sider under hverandre

 

Velg zoom i % selv

Home

Første side

Ctrl+PgUp

En side tilbake

 

Aktiv side (tallet angir aktuell side)

Ctrl+PgDn

En side frem

Ctrl+End

Siste side

 

Lukk forhåndsvisning

 

Synkronisering

Kalenderhendelser kan synkroniseres mot Microsoft Outlook. Dermed har du alle de mulighetene som Outlook gir for videre synkronisering.

Synkronisering vil bare være mulig når du har valgt ”Min kalender”.

·         Velg [Min kalender]

·         Velg Fil – Synkroniser.

Synkroniseringen skjer mellom ”Min kalender” Planleggeren og ”Default” kalender i Microsoft Outlook.

Regler for synkronisering

 

1.    Sjekker om ID på avtalen i Outlook finnes i Medarbeideren.

o       Hvis Nei:     Avtalen legges inn i Medarbeideren.

§   Hvis Nei: Avtalen hoppes over. Ingen endring i Medarbeideren.

§   Hvis Ja:   Avtalen oppdateres i Medarbeideren.

 

2.    Sjekker om ID på avtaler i Medarbeideren finnes i Outlook.

o       Hvis Nei:     Avtalen legges inn i Outlook.

 

 

 

 

Integrasjon med portalløsning

Medarbeideren kan integreres med den portalløsningen som Duplo Data leverer.

Ved en integrasjon vil du samtidig med opprettelse av avtaler få registrert for eksempel Gudstjenester, møter etc. (Hendelser) på hjemmesiden. Dette vil være rasjonelt, samtidig med at man vil enklere kunne koordinere interne ressursplanlegging med ekstern informasjon.

Dette vil også kunne ivareta senere endringer på en god måte.

 

Før dette tas i bruk må du kontakte Duplo Data for å få koblet Medarbeideren mot hjemmesiden.

Når dette er gjort, vil oversikt over ansatte (definerte brukere) og hendelser bli oppdatert på hjemmesiden samtidig med lagring i Medarbeideren.

 

 

Når dette er satt opp korrekt, vil du i menyen på venstre side (eller der du har plassert den) se:

 

Kontakt oss

Hendelser

 

Disse to punktene er integrert med Medarbeideren.

Kontakt oss

Kontaktinformasjon leses fra:

·         Organisasjon

·         Kontakter (som er definert med stabsinformasjon)

 

Publiser avtale

Det er kun avtaler på organisasjonens kalender som kan publiseres.

Det som overføres til portalen er:

1.       Emne og tidspunkt.

2.       Det som står under arkfanen Publiser.

·         Velg organisasjonskalender

·         Opprett ny avtale eller velg rediger avtale.

·         Skriv i feltet under Beskrivelse det som ønskes publisert.

·         Kryss av i feltet [Publiser til webportal].

Angitt beskrivelse vil da bli kopiert til arkfanen Publiser.

Du kan deretter angi annen informasjon internt under Beskrivelse eller eksternt under Publiser.

Ved lagring vil du få spørsmål om du vil publisere informasjon på internett.

 

 

En registrert avtale hvor det er angitt at den skal publiseres, vil samtidig bli lagret på hjemmesiden under Hendelser.

 

  1. Emne og tidspunkt.

 

 

 

 

 

 

 

  1. Detaljer fra arkfanen Publiser.

 

 

 

 

 

 

 

Ny bruker av Medarbeideren

Når administrator oppretter ny bruker noteres brukerens e-postadresse.

Når posten lagres blir det automatisk sendt en invitasjon til brukeren fra

www.medarbeideren.no  med en link for å registrere påloggingsinformasjonen.

 

 

 

 

·         Klikk på linken for å registrere ditt brukernavn og passord.

 

 

 

 

 

 

·         Skriv inn e-postadressen som invitasjonen ble sendt til.

 

 

 

 

·         Skriv inn opplysningene

 

 

 

Hvis du har brukerkonto fra før:

 

·         Skriv inn brukernavn.

·         Skriv inn passord.

·         Klikk på OK

 

Hvis ingen av de oppgitte konto tilhører deg, må du opprette ny konto.

 

·         Klikk på opprett ny konto

·         Skriv inn nødvendige opplysninger

 

 

 

·         Bruk ditt brukernavn og passord når du logger deg på Medarbeideren.